Số hóa văn phòng điện tử: Cải cách quy trình quản lý, khai thác văn bản thông minh

Công việc càng phát triển thì đi kèm theo là hồ sơ giấy tờ liên quan càng nhiều đòi hỏi doanh nghiệp phải mất thêm chi phí về tiền bạc, nhân sự để có thể quản lý tốt số lượng hồ sơ giấy tờ khổng lồ đó. Chính vì thế, số hóa văn phòng điện tử nhất là việc số hóa tài liệu được ra đời như một giải pháp hữu hiệu giúp nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ giấy tờ, tài liệu cũng như nâng cao chất lượng công việc của doanh nghiệp, giúp phòng văn thư lưu trữ hay doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí lâu dài.

Số hóa văn phòng là gì?

Hiểu đơn giản thì giải pháp số hóa văn phòng chính là quá trình chuyển việc công tác điều hành, quản lý văn phòng, quản lý công việc, hồ sơ, giấy tờ, tài liệu, công văn đi, đến theo cách truyền thống như các bản giấy tờ viết tay, bản in trên giấy hay mọi hình ảnh âm thanh, dữ liệu toàn văn với nhiều định dạng khác nhau sang chuẩn dữ liệu trên máy tính và các thiết bị lưu trữ khác. Có 2 vấn đề cần xem xét trong việc số hóa văn phòng điện tử:

1. Số hóa văn bản giấy tờ. Chuẩn hóa quy trình tiếp nhận – xét duyệt – xử lý các luồng văn bản, công văn trong doanh nghiệp. Lưu trữ không giới hạn và tập trung trên một phần mềm

Lợi ích đem lại

• Tìm kiếm dễ dàng nhanh chóng
• An toàn, bảo mật thông tin
• Tiết kiệm tối đa chi phí giấy tờ, in ấn

2. Số hóa thông báo, truyền thông nội bộ

Chuẩn hóa quy trình soạn thảo – phê duyệt – ban hành thông báo trong doanh nghiệp. Giải quyết triệt để những bất cập trong phương pháp thông báo cũ như “tam sao thất bản” nội dung truyền đi, không kiểm soát được người nhận, khả năng lưu trữ kém,…

Lợi ích đem lại

• Đảm bảo nội dung thông báo tới nhân viên chính xác tuyệt đối
• Luôn biết ai đã xem – chưa xem thông báo
• Thảo luận trực tuyến, cải thiện tương tác 2 chiều
• Quản lý thông báo tập trung, dễ dàng tìm kiếm

Vậy số hóa văn phòng điện tử bằng cách nào?

Hiện nay, Phần mềm văn phòng điện tử IBOM.DOC là giải pháp hàng đầu cho việc số hóa tài liệu văn phòng. IBOM.DOC sẽ giúp số hóa toàn bộ quy trình và nghiệp vụ trong công tác quản lý văn bản và lưu trữ để mang lại cách quản lý thông tin một cách khoa học, chính xác và hiệu quả nhất. 

Nhanh tay ĐĂNG KÝ TƯ VẤN TÌM HIỂU IBOM.DOC để nhận được sự hỗ trợ tốt nhất.