Hiến kế xây dựng văn phòng điện tử giúp doanh nghiệp "vượt khó" thời Covid-19

Trước ảnh hưởng của dịch bệnh Covid-19, nhiều doanh nghiệp đã phải lao đao bởi chính sách cách ly toàn xã hội ảnh hưởng nghiêm trọng đến việc trao đổi, xử lý thông tin, điều hành doanh nghiệp. Khi chưa có chính sách điều hành văn bản, giấy tờ thì văn phòng truyền thống vẫn tồn tại nhiều bất cập.

Nhìn lại cách quản lý văn bản truyền thống, doanh nghiệp cần có giải pháp tháo gỡ khó khăn hiện tại:

• Đối với công tác lưu trữ văn bản

Nhận thấy việc lưu trữ văn bản, giấy tờ theo phương thức truyền thống làm quá tải hệ thống lưu trữ tại doanh nghiệp, gây khó khăn cho công tác đối chiếu và tìm kiếm đặc biệt là trong bối cảnh dịch bệnh Covid-19 hiện nay..
Với phần mềm văn phòng điện tử IBOM.DOC doanh nghiệp có thể lưu trữ bản mềm công văn với dung lượng không giới hạn. Dù là bản thảo, công văn mới ban hành hay đã quá thời hạn có hiệu lực đều có thể đưa lên phần mềm ở những thư mục khác nhau.
Với IBOM.DOC tất cả dữ liệu công văn được lưu lại tại các hệ thống chỉ có các tài khoản thành viên doanh nghiệp mới có thể truy cập vào đọc, và chỉ người được phân quyền mới có khả năng chỉnh sửa thông tin.
Bất kỳ thay đổi nào dù nhỏ nhất cũng đều được hệ thống ghi nhận lại với các dấu vết rõ ràng, nên tính minh bạch được gia tăng tuyệt đối.

• Về công tác phát hành văn bản

Trong thời dịch Covid-19 nhiều đơn vị đã thực hiện phương pháp làm việc online nhưng luôn gặp phải khó khăn trong việc phát hành, xử lý văn bản đến từng cá nhân/phòng ban.
Để khắc phục sự rườm rà thủ công mà vẫn đảm bảo đầy đủ quy trình xử lý công văn theo thẩm quyền, IBOM.DOC hỗ trợ doanh nghiệp lưu trữ và luân chuyển toàn bộ công văn, giấy tờ dưới dạng bản mềm. Người soạn thảo sẽ tạo các file nội dung dưới dạng Word, Excel, PDF, ảnh,... và upload lên hệ thống với các thông tin đi kèm như thời gian hiệu lực, mô tả chung, tên nhóm văn bản, tên loại văn bản, độ khẩn cấp,... giúp định vị chính xác hồ sơ đó

Phần mềm sử dụng được trên các thiết bị di động như điện thoại, máy tính bảng, laptop thông qua kết nối internet hỗ trợ khả năng xem và duyệt văn bản từ xa trong bối cảnh dịch bệnh như hiện nay.

• Công tác tìm kiếm văn bản

Phần mềm văn phòng điện tử IBOM.DOC hoạt động trên môi trường webase tất cả giấy tờ, văn bản sẽ được lưu trữ trên một hệ thống duy nhất và được bảo mật an toàn. Tính năng tìm kiếm đa dạng theo phạm vi và điều kiện tìm kiếm: Trong sổ văn bản/yêu cầu xử lý, theo từ khóa, cơ quan ban hành, ngày ban hành…giúp người dùng có thể tìm kiếm, chuyển gửi văn bản một cách nhanh chóng khi cần mà tìm kiếm trao đổi tại văn phòng

Công ty Phần mềm Trí Tuệ (ISOFTCO) dành TẶNG cho các doanh nghiệp sử dụng miễn phí Phần mềm quản lý văn bản hồ sơ (IBOM.DOC) và phần mềm quản lý công việc IBOM.O với thời gian sử dụng trọn đời, với tối đa 10 user sử dụng. Với món quà nhỏ này, ISOFTCO mong muốn sẽ đóng góp phần nhỏ bé của mình giúp doanh nghiệp ứng dụng công nghệ 4.0 vào quản lý doanh nghiệp hiệu quả và vẫn có thể phòng chống dịch bệnh Covid-19.

Với phần mềm văn phòng điện tử IBOM.DOC, mô hình “văn phòng không giấy tờ” đã khắc phục được những hạn chế, bất cập của văn phòng truyền thống, xây dựng đường truyền thông tin trực tuyến trong thời kỳ dịch bệnh.

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN MIỄN PHÍ