phần mềm văn phòng điện tử

Hiện nay, đại đa số các doanh nghiệp đều tiến đến sử dụng phần mềm văn phòng điện tử nhằm cải thiện lại bộ mặt văn phòng cũng như môi trường làm việc của toàn cán bộ và nhân viên trong công ty, hướng đến một văn phòng hiện đại – văn phòng không giấy. Sử dụng văn phòng điện tử rất đơn giản trong thời đại công nghệ phát triển như hiện nay. Bởi vì mỗi doanh nghiệp lựa chọn phát triển sử dụng văn phòng điện tử chỉ cần có đủ các yếu tố như sau: 1.    Hệ thống mạng máy tính hay thiết bị điện thoại thông minh có kết nối internet  Đặc thù của văn phòng điện tử là sử dụng mạng trực tuyến có kết nối internet, vì vậy doanh nghiệp cần đảm bảo có đủ cơ sở vật chất, trang thiết bị đồng bộ như mạng LAN hay cán bộ, nhân viên cần có thiết bị điện thoại, smartphone thông minh có khả năng kết nối internet. Điều này là yếu tố cần thiết để tất cả mọi người có thể liên lạc, trao đổi với nhau thông qua hệ thống phần mềm văn phòng điện tử.  2.    Đội ngũ nhân viên có trình độ cơ ...

  Văn phòng điện tử là một môt trường văn phòng làm việc hiện đại chuyên nghiệp bằng việc sử dụng các thiết bị thông minh, phần mềm thông minh. Mọi hoạt động trong công việc đều diễn ra trên mạng internet. Sử dụng văn phòng điện tử nhờ sự hỗ trợ của phần mềm văn phòng điện tử , doanh nghiệp có được vô vàn những lợi ích thiết thực: ·        Hệ thống phần mềm văn phòng điện tử cho phép người sử dụng quản lý công văn với đầy đủ các nghiệp vụ liên quan như cập nhật công văn đi, đến, phân loại công văn, phê duyệt công văn, xem công văn theo ngày, tuần, tháng; xem theo ngày cập nhật, ngày công văn đến, ngày hiệu lực, ngày hết hiệu lực...  ·         Thêm nữa, trên hệ thống phần mềm văn phòng điện tử doanh nghiệp có thể quản lý thông tin chuyên nghiệp với chức năng quản lý hồ sơ người dùng có thể theo dõi, quản lý tài liệu, hồ sơ theo dạng sự kiện diễn tiến theo thời gian, hoặc áp dụng quản lý các phiên bản tài liệu theo từng thời kỳ (như q...

Hiện nay, phần mềm quản lý công văn giấy tờ được rất nhiều ngành nghề, cơ quan, tổ chức quan tâm bởi tính hữu dụng và tính “tương lai” lâu bền của phần mềm này. Phần mềm quản lý công văn phép màu lưu trữ cho dân hành chính văn phòng với những tính năng đặc trưng: Phần mềm quản lý công văn, hồ sơ sẽ thay thế cho kho lưu trữ, thay thế cho giấy tờ giúp bạn quản lý số lượng tài liệu khổng lồ của doanh nghiệp mình mà không lo tài liệu bị hư hỏng hay thất lạc. IBOM.DOC giúp “xóa sổ” công tác theo dõi trên giấy, mọi công tác tiếp nhận, xử lý và theo dõi văn bản đều được thực hiện trên phần mềm mọi lúc mọi nơi => nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của đơn vị. Truyền tải thông tin nhanh chóng, chính xác Tính huống bỏ sót công văn hoặc thất lạc giấy tờ được khắc phục triệt để, cái mới hiện đại thay thế cái cũ lỗi thời. Tra cứu, tìm kiếm thông tin văn bản dễ dàng Phần mềm quản lý công văn IBOM.DOC được vận hành trực tuyến người dùng chỉ cần đăng nhập tài khoản và sử dụng mọi lúc mọi nơ...

Phần mềm văn phòng điện tử IBOM.DOC được thiết kế để vận hành quy trình tiếp nhận và lưu chuyển văn bản trong toàn công ty/tổng công ty/tập đoàn cũng như quá trình dự thảo và phát hành văn bản. Do quy mô khác nhau và có nhiều đặc thù khác nhau nên mỗi tổ chức/doanh nghiệp có thể sẽ áp dụng một quy trình xử lý văn bản khác nhau. Dưới đây chúng tôi chia sẻ quy trình xử lý văn bản đến (quy trình tham khảo) trên phần mềm IBOM.DOC . Quy trình văn bản đến công ty  Theo quy trình này:   Bước 1: Khi có một văn bản đến, văn thư tiếp nhận, scan, nhập văn bản lên phần mềm và lưu sổ văn bản   Bước 2: Văn thư trình văn bản lên cấp lãnh đạo để xử lý   Bước 3: Lãnh đạo xử lý văn bản   Bước 4: Văn bản đến phòng ban và được xử lý ở cấp phòng ban theo quy trình văn bản đến phòng bạn. Quy trình văn bản đến phòng ban  Bước 1: Văn thư của phòng hoặc người đại diện cho phòng tiếp nhận văn bản đến  Trường hợp văn bản từ công ty giao xuống, văn bản đến tự...

Công việc càng phát triển thì đi kèm theo là hồ sơ giấy tờ liên quan càng nhiều đòi hỏi doanh nghiệp phải mất thêm chi phí về tiền bạc, nhân sự để có thể quản lý tốt số lượng hồ sơ giấy tờ khổng lồ đó. Chính vì thế, số hóa văn phòng điện tử nhất là việc số hóa tài liệu được ra đời như một giải pháp hữu hiệu giúp nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ giấy tờ, tài liệu cũng như nâng cao chất lượng công việc của doanh nghiệp, giúp phòng văn thư lưu trữ hay doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí lâu dài. Số hóa văn phòng là gì? Hiểu đơn giản thì giải pháp số hóa văn phòng chính là quá trình chuyển việc công tác điều hành, quản lý văn phòng, quản lý công việc, hồ sơ, giấy tờ, tài liệu, công văn đi, đến theo cách truyền thống như các bản giấy tờ viết tay, bản in trên giấy hay mọi hình ảnh âm thanh, dữ liệu toàn văn với nhiều định dạng khác nhau sang chuẩn dữ liệu trên máy tính và các thiết bị lưu trữ khác. Có 2 vấn đề cần xem xét trong việc số hóa văn phòng điện tử: 1. Số hóa văn bản giấy tờ . ...

Doanh nghiệp nếu muốn phát triển bền vững cần làm tốt công tác điều hành và quản lý doanh nghiệp tổng thể bao gồm: quản lý nhân sự, công việc, quản lý văn bản hay các hoạt động sản xuất khác. Quản lý văn bản là một trong những công việc quan trọng thể hiện sự chuyên nghiệp và là khâu mấu chốt trong các khâu số hóa quy trình quản lý doanh nghiệp nhưng hiện có nhiều cơ quan, đơn vị với phương tiện xử lý thông tin lạc hậu gây ra nhiều vấn đề bất cập, công tác quản lý và xử lý văn bản gặp nhiều khó khăn: Công tác quản lý văn bản trở nên rời rạc. Số lượng văn bản quá lớn, gây khó khăn trong việc xử lý thông tin. Phương tiện xử lý thông tin còn nghèo nàn thủ công. Lưu trữ thông tin không khoa học, văn bản mới bị trùng lặp, chồng chéo. Mất nhiều thời gian tra cứu, tìm kiếm và xử lý văn bản. Tốn kém một số lượng lớn chi phí cho giấy in, mực in, đầu tư máy in,... Không gian văn phòng bí bách, chật hẹp do phải chứa các tủ hồ sơ. Đã đến lúc doanh nghiệp của bạn cần chuyển đổi cách lưu trữ từ phươ...

Việc quản lý doanh nghiệp chưa bao giờ là công việc dễ dàng bởi bó phụ thuộc vào sự tác động của rất nhiều yếu tố, đặc biệt là yếu tố con người. Với sự phát triển mạnh mẽ của nhân tố công nghệ, đặc biệt cuộc cách mạng công nghệ 4.0 đã mang đến rất nhiều lợi ích to lớn và hỗ trợ cho công tác quản lý văn bản rất tốt. Có thể kể đến các lợi ích to lớn sau: 1.     Xây dựng môi trường làm việc theo hướng hiện đại hóa Nếu như mô hình văn phòng truyền thống là quản lý con người, quản lý tài liệu qua hệ thống hồ sơ, sổ sách đã trở nên quá quen thuộc với các doanh nghiệp trong nhiều thập kỷ qua; thì văn phòng điện tử lại mang đến một môi trường làm việc mới hoàn toàn khác biệt, nơi tất cả đều được số hóa cho phép sự tương tác điện tử không giới hạn phạm vi không gian, thời gian. Phần mềm văn phòng điện tử sẽ giúp cho môi trường doanh nghiệp được gọn gàng, ngăn nắp và sạch sẽ hơn do sẽ thay thế khối tài liệu khổng lồ cùng các tủ hồ sơ chiếm nhiều diện tích để lưu trữ hồ sơ như trướ...